بررسی دقیق سیستم کنترل پروژه

http://s9.picofile.com/file/8295094234/%D8%B1%D8%A8%D9%81%DB%8C%D8%AB%D8%B3%D8%B3%DB%8C%D8%A8%D9%84.PNG





همان طور که در مرحله قبل دان اشاره شد، انتخاب و یا طراحی نرم افزار مورد نیاز در هر دپارتمان، مستلزم بررسی دقیق نیازمندیهای آن دپارتمان است. سیستم مدیریت و کنترل پروژه شامل موارد ذیل می باشد:  1- تعریف دقیق مسئولیتهای داخلی دپارتمان، قبلاً در سازماندهی تشکیلاتی تعریف شده است.  2- تعریف دقیق ارتباطات داخلی، قبلاً در طراحی سیستم جامع اطلاعات تعریف شده است. 3- جمع آوری اطلاعات پایه تولیدی و غیر تولیدی.  4- محدودیتهای سازمانی شناسایی. 5- نرم افزارهای مختلف مقایسه و یکی از آنها انتخاب شود در این حالت می توان نرم افزار جدیدی طراحی نمود که روش آن خارج از حوصله این تحقیق می باشد.  6- نیازمندیها اطلاعاتی دپارتمان های مختلف شناسایی شود، در مرحله طراحی سیستم جامع اطلاعاتی شناسایی شده است.  7- پروژه های تعریف شده، سازمان دهی و اطلاعات مورد نیاز جمع آوری شود.  8- اولویت گذاری پروژه ها 9- مکانیزم کنترل قطعات استاندارد طراحی و جهت برآورد پیشرفت پروژه ها، استفاده شود. این مکانیزم در مرحله طراحی سیستم جامع اطلاعاتی شناسایی شده است.  10- کلیه موارد فوق برای افراد دپارتمان تشریح و آموزشهای لازم داده شود.  با انجام دقیق مراحل فوق، سیستم آماده راه اندازی است که در مراحل بعدی تشریح خواهد شد.  طراحی شبکه فعالیت های سازمان  با توجه به پروژه های تعریف شده و همچنین اولویت آنها، شبکه فعالیت های سازمان بایستی طراحی شود. با استفاده از شبکه بحرانی تقدم و تاخر فعالیتها نمایش داده می شوند. نوع شبکه مورد استفاده گره ای خواهد بود. روش بدین صورت است که با توجه به اطلاعات فعالیت ها و همچنین تقدم و تاخر آنها از نقطه صفر شروع می شود. کلیه فعالیت ها با کدهای تعریف شده قبلی در این شبکه قرار می گیرند شکل زیر نمونه ای شبکه فعالیت های سازمان است.  با توجه به اطلاعات شبکه موجود سیستم راه اندازی و اطاعات ثبت کامپیوتر و گزارشات تهیه می شود. چنانچه پروژه های جدیدی تعریف شوند، اگر فعالیتهای پروژه های اولویت داده شده قبلی شروع شده باشند. اولویت گذاری پروژه های جدید، بین خودشان انجام می شوند، اما چنانچه فعالیت های پروژه های اولویت داده شده قبلی، شروع نشده باشند، اولویت گذاری بین پروژه های جدید و پروژه های قبلی شروع نشده، انجام خواهد شد.  البته، ذکر این نکته ضروری است که با اضافه شدن فعالیت های جدید محاسبات قبلی تغییر کرده و اطلاعات بایستی مجدداً در اختیار قسمتهای مختلف قرار داده شود، که که البته در طراحی جامع سیستمهای اطلاعاتی، این مهم بررسی شده است. با ایجاد سیستم باز خور اطلاعاتی، در صدر پیشرفت هر کدام از فعالیتها و همچنین درصد پیشرفت کل پروژه قرار دارد. کلیه نکات و تکنیکهای مورد استفاده طراحی شبکه، سیستمی مطابق با مجموعه قوانین طراحی شبکه ها در کنترل پروژه باشد.  ثبت اطلاعات در برنامه کامپیوتری  با توجه به اطلاعات ذیل:  1- تقدم و تاخر فعالیتها  2- اطلاعات فعالیتها و کدگذاری مربوطه 3- اطلاعات زمانهای اجرایی فعالیتها  4- اطلاعات منابع مورد نیاز  5- اطلاعات منابع موجود 6- اطلاعات ساختار شکستگی کار  7- اطلاعات تقویم کاری سالیانه 8- اطلاعات پایه و راه اندازی نرم افزار انتخاب شده و ثبت آنها در نرم افزار، سیستم راه اندازی می شود علاوه بر موارد فوق، چنانچه نرم افزار این امکان را داشته باشد که اطلاعات مورد نیاز محاسبه شده در قالب گزارشهای ارائه دهد که کار بر انتخاب می کند در اختیار قرار دهد، سیستم مطابق با سیستم جامع طراحی شده اطلاعاتی خواهد بود. کلیه گزارشات مورد نیاز مطابق دستورالعمل های اجرای، در اختیار مدیران و مجریان مختلف قرار داده خواهد شد. چنانچه هر گونه تغییر در محاسبات ایجاد شد، گزارشات جدید بایستی در اختیار مدیران و مجریان قرار داده شود.  ارائه برنامه زمانبندی فعالیت ها برای دپارتمانها  با توجه به محاسبات انجام شده در نرم افزار، گزارشات مختلفی قابل دستیابی است. بعضی از گزارشات به عنوان گزارشات اطلاعاتی است که مورد استفاده قرار می گیرد و بعضی دیگر، به عنوان گزارشات اجرایی است. طبیعتاً، یکی از اهداف راه اندازی این سیستم ارائه برنامه زمانبندی شده فعالیت های دپارتمانهای مختلف نظیر تولید، تدارکات، طراحی، کنترل کیفیت می باشد. لذا، با در اختیار قرار دادن این گزارشات عملاً سیستم به مرحله اجرا گذاشته شده است. لازم به ذکر است، که هر گونه تغییری در محاسبات ایجاد شود. بایستی مجدداً گزارشات جدید در اختیار مجریان قرار داده شود تا مطابق با آخرین ویرایش برنامه زمانبندی رد طراحی سیستم جامع اطلاعاتی و عملیاتی بررسی شده است.  اجرای برنامه زمانبندی  مطابق با دستورالعمل های اجرایی تدوین شده در هر سازمان و همچنین ارائه برنامه زمانبندی شده عملاً اجرای سیستم آغاز می شود. نحوه انتقال اطلاعات، در طراحی سیستم جامع اطلاعاتی و عملیاتی بررسی شده است.  جمع آوری اطلاعات واقعی  مطابق با سستم جامع اطلاعاتی و عملیاتی، کلیه اطلاعات واقعی بایستی جمع آوری و مجدداً مورد بازنگری قرار گیرند، تا برنامه های زمانبندی، مطابق با آخرین تغییرات باشد. در هر سازمان جمع آوری اطلاعات واقعی می تواند روزانه، هفتگی یا ماهیانه باشد که این خود بستگی به سرعت اجرای فعالیت ها و نوع فعالیت و زمان اجرای آنها دارد. اطلاعات واقعی به عنوان باز خور اطلاعاتی، می تواند این امکان را به کاربر بدهد که مقایسه ای بین اطلاعات واقعی و اطلاعات پیش بینی شده انجام دهد و اطلاعات پایه را به نوعی مطابق با آخرین اطلاعات واقعی تغییر دهد.  مقایسه و آنالیز اطلاعات همان طور که در مرحله قبل تشریح شد، بایستی مقایسه ای بین اطلاعات پایه و اطلاعات واقعی انجام گیرد و بدین صورت، اطلاعات پایه مطابق با آخرین تغییرات در نظر گرفته شود. این بازنگری، هم بر روی طراحی شبکه و هم بر روی بررسی دقیق سیستم کنترل پروژه، تاثیر گذار خواهد بود.  دسته بندی اطلاعات و آنالیز و اعلام گزارشات خاص جهت مدیران  این مرحله یکی از مهمترین مراحل ایجاد سیستم مدیریت پروژه است. با استفاده از اطلاعات جمع آوری و برنامه ریزی شده، و همچنین مقایسه و آنالیز آنها، گزارشات خاصی به صورت دسته بندی شده در اختیار مدیریت های رده بالا قرار می گیرد. این گزارشات، در حقیقت عملکرد سازمان را نشان داده که می تواند بر روی اهداف، سیاستگذاریها و استراتژیها و همچنین سناریوهای استراتژیک تاثیر مستقیم بگذارند.  اطلاعات بدست آمده از اجرای دقیق سیستم مدیریت پروژه ای می تواند راهگشای تعیین سیاست ها و سناریوها – حرکت سازمان را بهتر و دقیق تر به سمت اهداف هدایت کند.  آنچه که به صورت مراحل مختلف تشریح شد، چهار چوبی از کل مدل بوده و هر سازمان می تواند مطابق این چارچوب، سیستم مدیریت پروژه ای را به مرحله اجرا بگذارد کلیه مراحل ذکر شده مطابق هرم سازمانی تقسیم بندی شده اند و نحوه تقسیم بندی وظایف و تنفیذ اختیارات در خصوص تصمیم گیریها مطابق با سازماندهی تشکیلاتی می باشد. هر چه مراحل اجرایی سیستم برنامه ریزی مدیریت پروژه ای نزدیکتر شوید و نقش مدیران رده بالا کمرنگتر و نقش مجریان و مدیران رده پائین پررنگتر می شود و برعکس.  نتیجه گیری  در این فصل، با ارائه یک مدل اجرایی، سعی شده کلیه پارامترها و المانهای موثر در برنامه ریزی مدیریت پروژه ای مشخص و همچنین ارتباط آنها روشن گردد.

نظرات 0 + ارسال نظر
امکان ثبت نظر جدید برای این مطلب وجود ندارد.