ساختار شکستگی کار در برنامه ریزی مدیریت پروژه

در برنامه ریزی پروژه ها، مدیریت پروژه، بایستی ساختار کار را طبق عناصر ذیل، طراحی و تعیین نماید:  - قابل مدیریت  - مستقل  - جامع و قابل گسترش  - قابل اندازه گیری  در اولین قدم اصلی در فرآیند برنامه ریزی، بعد از تعیین نیازمندیهای پروژه و تعیین ساختار شکستگی کار به تنهایی، یکی از مهم ترین عناصر بوده زیرا، این ساختار یک چهارچوب مشترکی از موارد ذیل را ایجاب می کند: - برنامه کلی پروژه ها، به صورت مجموعه ای از عناصر تقسیم شده توصیف می شود.  - برنامه ریزی می تواند انجام شود.  - هزینه ها و بودجه ها می تواند تعیین شوند. - زمان، هزینه و اجرا می تواند ردیابی گردد. - اهداف می تواند به منابع شرکتی با یک روش منطقی، اتصال داده شود.  - زمان بندی و ریه های گزارش دهی می تواند ایجاد شود.   - مسئولیتهای تخصیص داده شده برای هر عنصر، می تواند ایجاد شود.  ساختار شکستگی مار به عنوان وسیله ای برای شکستن و خرد کردن کارها به عناصر کوچکتر به عمل می آید. این ساختار  معمولاً در شش سطح به شرح ذیل مطرح می شود:  سطح    توصیف 1    برنامه کلی 2    پروژه(ها) 3    فعالیت 4    زیر فعالیت 5    بسته های کاری 6    سطحی از نیروی انسانی   اولین سطح که کل برنامه را شامل می شود، شامل مجموعه ای از پروژه ها است. مجموعه فعالیت ها و هزینه های تخصیص داده شده برای هر پروژه، بایستی مساوی با برنامه کمی باشد. از طرف دیگر، هر پروژه می تواند به مجموعه ای از فعالیت ها تقسیم شود که مجموعه فعالیت های هر پروژه (ها)، کل پروژه(ها) را شامل شده و در نهایت برنامه کلی را شامل می شود. همان طور که در معرفی سطوح شکستگی عنوان گردیده، در سطح (5) و (6) با توجه به سطوح قبلی، بسته های کاری که در حقیقت همان دستور العمل های کاری است برای افراد مختلف و دپارتمانهای مختلف ارائه می گردد و در آخرین سطح دسته های کاری برای هر فرد سازمان که به نحوی درگیر پروژه (ها) است، تعریف و ارائه می شود.  ساختار شکستگی کار می تواند بر اساس روش ها و اصول ذیل طراحی شود:  1- ماتریس مسئولیتها  2- زمان بندی شبکه ای ( شبکه زمان بندی) 3- هزینه گذاری  4- آنالیز ریسک 5- ساختار سازمانی  6- تناسب و هماهنگی اهداف  7- کنترل.  در طراحی ساختار شکستگی کار، بایستی به نکات ذیل توجه نمود:  1- در سه سطح اول این ساختار، فعالیتهای جامع منعکس می گردد و نباید به یک دپارتمان وابسته باشد. فعالیت ها و تلاشهای هر دپارتمان یا بخش بایستی در سطح (4) و (5) تعریف شود.  2- مجموع تمام عناصر در یک سطح بایستی با مجموع سطح بعدی مساوی باشد.  3- هر عنصر از کار صرفاً در یک سطح از نیروی کار مطرح می گردد.  4- ساختار شکستگی کار، بایستی همراه با یک توصیفی از اهداف نیروی کار مورد نیاز باشدو یا با توصیفی ارائه شود که برای هر کسیکه به نحوی درگیر با فعالیتهای پروژه (ها) است، قابل فهم باشد.  بطور صریح می توان به این نکته اشاره نمود، که ساختار شکستگی کار، جهت تقسیم بندی صحیح کل فعالیتها، طبق معیارها و روشهای مورد نظر مورد استفاده قرار می گیرد. در سیستمهای تولیدی تحت سفارش، به دلیل اینکه کل سازمان درگیر پروژه های تعریف شده هستند، لذا فعالیتها بایستی در داخل هر دپارتمان و بخش نهایتاً در سطح افرا‌د، تقسیم شوند. هدف از ایجاد این ساختار، بدست آوردن گزارشهای پیشرفت پروژه یا پروژه ها در شکلهای مختلف بوده، که با استفاده از این ساختار، می توان پیشرفت پروژه (ها) راحتی رد سطح افراد سازمان ردیابی نمود این امر کمک زیادی به بدست آوردن چنین گزارشهایی می نماید.  این نوع ساختار بستگی به نوع سازمان دارد و هر سازمان بستگی به نوع عملکردش می تواند چنین ساختاری را طراحی و اجرا نماید. ساختار شکستگی کار، به عنوان یک کد جامع که در تمامی سطوح سازمان مورد استفاده قرار می گیرد، و می تواند در هر سازمان دارای شکلهای مختلف باشد. جهت طراحی ( ساختار شکستگی کار) ابتدا بایستی کلیه فعالیت های سازمان بر اساس دپارتمانها و بخشها، دسته بندی شده و با توجه به تعداد پروژه های تعریف شده، هر کدام از فعالیت های تعریف شده را برای پروژه های فوق تخصص داده شود و بر اساس روشهای موسوم کدگذاری، این ساختار را طراحی و به مرحله اجرا گذاشته شود.  چرخه عمر برنامه ریزی  همان طور که قبلاً اشاره شد، چرخه عمر پروژه از زمان تعریف پروژه تا زمان اتمام أن دارای مراحل مختلف است. در سازمانهای تولیدی تحت سفارش این چرخه دائماً برای پروژه های متعدد که  تعریف می شوند، تکرار می گردد و تا زمان عمر سازمان، این چرخه وجود دارد و یکی از مراحل اجرایی پروژه، برنامه ریزی آن می باشد. فرآیند برنامه ریزی در سازمان های تحت سفارش، به صورت یک فرآیند مداوم بوده و تا زمان عمر سازمان این فرآیند، اجرا می شود. چنانچه، قدم به قدم فرآیند برنامه ریزی مدنظر باشد، می توان این فرآیند را مطابق شکل در نظر گرفت.  همان طور که در شکل فوق دیده می شود، فرآیند برنامه ریزی، یک فرآیند مداوم و پایان ناپذیر می باشد. علت هم تعریف پروژه در هر مقطع از تولید و برنامه ریزی می باشد. جهت حداقل کردن میزان خطای برنامه ریزی و بازنگری در کل فرآیند، باز خور اطلاعاتی نقش مهمی را ایفا می کند. یا وجود این کل فرآیند مجدداً بازنگری شده و مشکلات و نقصهای احتمالی رفع شود.  گزارشات، نمودارها و جزئیات برنامه ریزی  یکی از مهمترین اهداف برنامه ریزی، دستیابی به اطلاعات و نتایج حاصل از اجرای آن می باشد. این اطلاعات در قالب گزارشات و نمودارهای مختلف در اختیار مدیران مختلف خصوصاً مدیریت رده بالا و مدیریت پروژه، قرار داده می شود. همان طور که در تقسیم سیستم آورده شده است، یک سیستم می تواند به شکل زیر نمایش داده شود:  آنچه که تا به حال بحث گردیده، پیرامون ورودی سیستم بوده است و ادامه بحث پیرامون خروجی خواهد بود. زمان بندی فعالیتها، یکی از مهمترین خواسته های یکی سازمان خصوصاً سازمان دهی تحت سفارش می باشد. همان طور که در قسمتهای قبل اشاره شد. هدف از ایجاد سیستم مدیریت و کنترل پروژه در یک سازمان تولیدی که بر اساس سفارش فعالیت می کند، دستیابی به اطلاعاتی است که چگونگی اطلاعات، در هر سازمان می تواند با سازمان دیگر مشابه تفاوت داشته باشد. همان طور که قبلاً اشاره شد، وجود سطوح مختلف مدیریت در سازمان و همچنین تنوع دیدگاه های مدیریتی، اساساً باعث، تنوع نیاز در چگونگی نمایش دادن اطلاعات راهبری می گردد. از طرف دیگر، میزان درک و شعور افراد درگیر با برنامه ریزی، تنوع در گزارشات و اطلاعات را دو چندان می نماید. در اجرای کل فرآیند برنامه ریزی، دو روش وجود دارد: 1- استفاده از روشها و ابزارهای موجود 2- طراحی ابزار مورد نیاز مطابق با خواسته های سازمان. 1- استفاده از روشها و ابزارهای موجود مطابق با ورودیهای شناسایی شده و همچنین تعیین نوع فرآیند، فعالیت مقایسه ابزارهای موجود و نیازهای سازمان در مرحله شناخت و تجزیه و تحلیل سیستم انجام می شود و با انتخاب ابزاری که حداقل اختلاف با نیازمندیها و خصوصیات سازمان داشته باشد، سیستم مدیریت کنترل پروژه به اجرا در خواهد آمد. تناسب با اطلاعات بدست آمده حاصل از اجرای سیستم، فرآیند گردش اطلاعات بین دپارتمانها و بخشها و همچنین فرمت اطلاعات ارسالی بعد از تجزیه و تحلیل طراحی می شود در اینجا ذکر این نکته ضروری است که گردش اطلاعات بدست آمده، تناسب با سیاستهای سازمان و نوع ساختار سازمان طراحی می شود. محدودیتهای اجرایی در نظر گرفته می شود.  2- طراحی ابزار مورد نیاز مطابق با خواسته های سازمان  مهم ترین و مشکل ترین فعالیت فرآیند برنامه ریزی، در صورت عدم قبول ابزارهای موجود، طراحی ابزار مورد نیاز با خواسته های سازمان می باشد. مطابق با نگرشهای سیستمی نوع ورودی و چگونگی فرآیند کاملاً شناسایی شده است، لذا، با استفاده از خصوصیات مختلف پایه های ابزار، شکل و نحوه عملکرد ابزار مطابق با خواسته ها و خروجیهای سازمان طراحی و اجرا می شود. لزوماً در این مرحله، لازم است چگونگی عملکرد سیستم و همچنین نقاط کنترلی، توسط نمودارها و فلوچارتهای مختلف نمایش داده شود، تا بدین طریق بتوان عملکرد سیستم را کنترل نمود.  نتیجه گیری در این فصل سعی بر آن شد، تا بر اساس اطلاعات بدست آمده از تعدادی از سازمانهای تولیدی تحت سفارش و همچنین تعریف متغیرهای این گونه سازمان ها، رویه ای جهت انجام فرآیند برنامه ریزی بر اساس نوع و شکل ورودیهای سیستم (اطلاعات اولیه سیستم) ، چگونگی محاسبات و فرآیند و نهایتاً چگونگی دستیابی به اطلاعات در قالب گزارشات مختلف، بدست آید.