ارتباط مدیریان خطی- مدیر پروژه

همان طور که قبلاً اشاره شد مدیر پروژه بایستی منابع شرکت را کنترل نماید که این کنترل ها با محدویتهای زمانی- هزینه – و اجرایی است. اکثر شرکتها دارای شش نوع منبع هستند.  پول تجهیزات تسهیلات مواد  اطلاعات/ تکنولوژی به صورت واقعی، مدیر پروژه هر کدام از منابع را کنترل نمی کند ( به جز پول ). منابع بوسیله مدیران خطی کنترل می شوند و یا مدیران وظیفه ای که در بعضی اوقات مدیران منابع نامیده می شوند. در این ارتباط مدیر پروژه باید با مدیران خطی برای تمامی منابع پروژه مذاکره کند و موارد اجرایی را بررسی نماید. هنگامی که گفته می شود که یک مدیر پروژه منابع را کنترل می کند این بدنی معنی است که واقعاً منابع توسط مدیران خطی کنترل می شود. موفقیت مدیر پروژه، در این خصوص بستگی به دو عامل زیر دارد:  الف) یک ارتباط خوب و منطقی بین مدیریت پروژه و مدیران خطی که به آنها به مدیریت پروژه به صورت افقی هستند گزارش می دهند.  1- ارتباط عمودی: چنانچه افراد یک سازمان به افراد بالای خودشان اطلاعات دهند و یک ارتباط عمودی داشته باشند، ارتباط عمودی نامیده می شود. 2- ارتباط افقی: چنانچه افراد یک سازمان به افراد هم رده خودشان اطلاعات دهند و یک ارتباط افقی داشته باشند، ارتباط افقی نامیده می شود.  این دو آیتم بسیار بحرانی و مهم هستند در اولین آیتم، کارمندان وظیفه ای کسانی هستند که به مدیریت پروژه تخصیص داده می شوند. هدایت فنی را از مدیران وظیفه ای ( خطی) خودشان به دست آوردند. دومین آیتم افراد و کارمندانی که به چندین مدیریت گزارش می دهند و اینان همیشه به مدیریت کسی که هدایت کل سازمان را بر عهده دارد گزارش می دهند.  نقش مدیران پروژه مدیریت پروژه دارای وظیفه مهم و محور کردن و مجتمع کردن ( هماهنگ کننده) مدیران وظیفه و خطی می باشد. به عبارتی دیگر مدیریت پروژه نیازمند داشتن ارتباط قوی و مناسب با افراد داخلی سیستم جهت انجام فعالیتهای محوله است و باید دارای یک دانش عمومی و فنی در ارتباط با فعالیتهای مختلف برقرار گردد در محیط پروژه به نظر می رسد، که هر چیزی با مدیریت پروژه در ارتباط است. یکی از خصیصه های سازمانهای تولیدی تحت سفارش، ارتباط مشتری ( مشتریان) با سازمان تا زمان اتمام پروژه تعریف شده می باشد. به دلیل ماهیت کار لزوماً نیازمند فردی است که این ارتباط را بین مشتری و سازمان افراد آن برقرار کرده و طوری این ارتباط ایجاد شود که باعث عدم هماهنگی در انجام فعالیتهای سازمان نشود. بنابراین مدیریت پروژه در این مرحله دارای نقش بسیار مهمی است چرا که رابطه بین مشتری و سازمان او خواهد بود هر گونه ایراد و اشکالی و نقطه نظری که مشتری دارد باید به مدیریت اعلام کند تا او با آنالیز و فرآیندهای خاص آن، موارد به صورت اجرایی به دیگر دپارتمانها و مدیران خطی و وظیفه ای انتقال داده شود. از طرفی هر گونه نقطه نظری در سازمان در خصوص اجرای پروژه وجود داشته باشد. باید از طرف مدیریت پروژه تحلیل و به مشتری انتقال یابد. تمامی این ارتباطات باید رد چارچوب سیاستهای سازمان بوده و هرگونه عدم هماهنگی به مدیران رده بالای سازمان انتقال داده شود تا تصمیمهای مورد نظر اتخاذ شود.  نقش مدیران وظیفه ای  نظر به تعریف نقش مدیران پروژه در ساختار اجرایی سیستمهای پروژه ای در این قسمت به نقش مدیران وظیفه ای اشاره می شود در تعیین نقش مدیران وظیفه ای دو المان وجود دارد:  1- مدیران وظیفه ای دارای مسئولیتی هستند که چگونگی انجام فعالیت و اینکه فعالیت قرار است در کجا انجام شود را مشخص می کنند.  2- همچنین مدیران وظیفه ای، مسئول تدارک و تامین نیروی انسانی و یا به طور کلی منابع جهت تکمیل پروژه که با محدودیتهای و سیاستهای خاص خود همراه است می باشد.  مدیران وظیفه ای در فعالیتهای خود به طور منطقی یا موانع ذیل برخورد و با آنها مقابله می کنند:  - درخواست های مکرر کار - زمانهای تحویل غیر پیش بینی شده - اولویت بندی در خواستهای اجرای کار - محدودیت در تعداد منابع - تغییرات غیر برنامه ریزی شده در پروژه - عوامل بازدارنده پروژه ( پیشرفت پروژه ها) - کمبود منابع  - درگیری های درون سازمانی ( فاکتورهای انسانی) بنابراین در یک سطح پائین تر از مدیران پروژه، مدیران وظیفه ای مسئول اجرای پروژه ها بوده و موظف به هدایت آن در جهت اهداف و سیاستهای سازمان و مدیران پروژه هستند.  نقش مجریان  با توجه به تعریف مدیران پروژه و مدیران وظیفه ای، حال نقش مجریان مشخص می شود. همان طور که از ظاهر آن پیداست مجریان مسئول انجام کلیه فعالیتهایی هستند که از جانب مدیریت پروژه به صورت کیل تعریف و از طرف مدیران وطیفه ای جزئی شده اند. البته ذکر این نکته ضروری است که هرم مدیریت در هر سازمان می تواند متناسب با پروژه ها و نوع آنها تغییر یابد به طوریکه مدیران پروژه و مدیران وظیفه ای در سطح اول، مجریان در سطح دوم و سرپرستان در سطح سوم در نظر گرفته شوند ولی به هر حال در این قسمت هدف تفکیک نمودن نقش مدیران پروژه و مدیران وظیفه ای از مجریان می باشد.  موفقیت در یک پروژه مشابه یک هرم یا مثلث سه گوش می باشد که در هر گوشه آن مدیران پروژه، مدیر وظیفه ای و مجریان قرار گرفته اند و چنانچه یکی از این سه گوش وجود نداشته باشد بلانس این مثلث به هم می ریزد و دیگر اثری از آن نمی تواند دید. بنابراین هر کدام از مدیران فوق جایگاه خاص خود را در امر هدایت و اجرای پروژه دارند.  تیم مدیرت پروژه همان طور که در قسمتهای قبلی اشاره شد مدیریت پروژه دارای وظایف و مسئولیتهای مهمی در یک سازمان تولیدی بر اساس سفارش می باشد شاید تا به حال به این نکته اشاره نشده است که این اولین وظایف و مسئولیتها نیازمند یک تیم قوی و مجهز جهت هدایت کردن مدیران وظیفه ای و مجریان می باشد. تیم مدیریت پروژه می تواند شامل موارد زیر باشد:  1- یک مدیر پروژه 2- یک دستیار مدیر پروژه 3- یک اداره مدیر پروژه 4- یک گروه تیم مدیر پروژه بنابراین یک بخش و اداره پروژه حداقل دارای یک تیمی از مدیریت پروژه بود. که قسمت نظارت مستقیم مدیر پروژه و دستیاران و کارمندان انجام وظیفه می نماید. تعداد افراد تیم مدیریت پروژه بستگی به اندازه سازمان، اندازه پروژه، نحوه تقسیم بندی وظایف و نیز چگونگی ارتباط مدیران وظیفه ای و مجریان و مدیران ارشد با مدیریت پروژه دارد.  نتیجه  در این فصل، ضرورت، وظایف، چگونگی ارتباط بین مدیریت پروژه به طور مختصر تشریح شده و محدودیت وظایف مدیریت پروژه با مدیران وظیفه ای و مجریان مشخص شد.